OBJETO

Dar las pautas generales para la protección de datos en la empresa DISIN S.A. de datos personales y sensibles, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

La política institucional de protección de datos personales se estructura siguiendo los mandatos de la ley Estatutaria 1581 de 2012.

ALCANCE

Las políticas de tratamiento de datos personales de la empresa DISIN S.A., cubren todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con la misma.

MARCO NORMATIVO DE LA POLÍTICA

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2009, “por la cual se dictan las disposiciones generales de habeas data y se regula el manejo de la información contenida en las bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios.

Sentencia C – 748 de 2011 – Constitucionalidad del proyecto ley Estatutaria de Protección de Datos personales.

Ley 1581 de 2012, Protección de datos personales la cual define su ámbito de aplicación en los derechos a la intimidad, el buen nombre y la autodeterminación normativa.

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010,

Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos

DATOS OPCIONALES: Son aquellos datos que DISIN S.A. requiere para corroborar, complementar e identificar en algunos procesos internos y externos de la empresa.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

DESARROLLO DE LA POLÍTICA

DISIN S.A. establece, mantiene e incorpora en todas las actividades y diferentes departamentos el respeto por la protección de datos personales.

DISIN S.A. solicitará desde el ingreso de los datos autorización para el uso de la información que reciba, para las finalidades propias de su objeto social; respeta los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.

DISIN S.A. implementará las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

DISIN S.A., dará a conocer a todos los usuarios los derechos que se deriven de la protección de datos personales.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y la política establecida en este documento, los titulares tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
  • Solicitar prueba de la Autorización Otorgada.
  • Ser informado respecto al uso dado a sus datos.
  • Presentar ante la SIC, revocar la autorización y/o solicitar la suspensión del dato.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

ESTRATEGIAS

  • Adecuado Tratamiento

Para el tratamiento y protección de los datos personales, se trabajará en tres perspectivas básicas:

  • Jurídica
  • Tecnológica
  • Organizacional.

Se desarrollarán las políticas particulares de tratamiento de datos personales, de acuerdo a la ley y a sus reglamentos, lo que definirá en el Manual de Protección de Datos personales.

  • Divulgación y capacitación

La administración deberá definir la organización interna necesaria para el cumplimiento de esta Política.

PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos

El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de Finalidad

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

Principio de Libertad

El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.

Principio de Transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricción, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

Principio de Acceso y circulación Restringida.

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones Constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información Pública, no podrá estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la citada Ley.

Principio de Seguridad

La Información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

 

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a DISIN S.A. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a DISIN S.A. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

c) Ser informado por DISIN S.A, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES DE DISIN SA.

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de DISIN S.A. los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

    1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
    2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
    3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y virtud de la autorización otorgada.
    4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, compro.
    6. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.
    7. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
    8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
    9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley.
    10. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
    11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
    12. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
    13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
    14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente en la ley 1581 de 2012.
    15. DISIN S.A. hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre la protección de datos personales.

 

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

DISIN S.A. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus

funciones legales o por orden judicial.

  1. Datos de naturaleza pública.
  2. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  3. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o

científicos.

  1. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

Manifestación de la autorización

La autorización a DISIN S.A. para el tratamiento de datos personales, será otorgado por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos

medios que le ponga a disposición DISIN S.A.

  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Manifestación de la autorización

La autorización a la empresa DISIN S.A. para el tratamiento de datos personales será otorgada por:

  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición a DISIN S.A.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o

apoderamiento.

 

Medios para otorgar la autorización

DISIN S.A. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro  formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas  inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por  parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o  capturado en la base de datos.

La autorización será solicitada por DISIN S.A. de manera previa al tratamiento de los datos personales

 

Prueba de la autorización

DISIN S.A. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia

 

DISIN S.A.  podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

 

Revocatoria de la autorización.

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a DISIN S.A. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

 

DISIN S.A. establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Por lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto DISIN S.A. deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, DISIN S.A. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de DISIN S.A. y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información: 

  1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
  2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
  3. Los derechos del titular
  4. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
  5. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles

 

GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, DISIN S.A.  pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso Directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.

 

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

 

  1. Consultas:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en DISIN S.A., quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

 

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales DISIN S.A. garantiza:

 

  • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
  • Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
  • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
  • Las consultas podrán formularse al correo  gerencia@disin.com – financiera@disin.com
  • Físicamente en nuestras oficinas ubicadas en la dirección Carrera 64 No. 4 – 69.

 

  1. Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante DISIN S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a DISIN S.A. correo electrónico gerencia@disin.com – financiera@disin.com o mediante comunicación escrita dirigida a DISIN S.A. con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

  1. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

 

  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA YA ACTUALIZACIÓN

La presente Política entre en vigencia a partir de su aprobación por parte de la Junta Directiva y su actualización dependerá de las instrucciones de la administración de DISIN S.A., en concordancia con los lineamientos de la misma.